Cinq avantages du contenu modulaire

Quiconque travaille avec un Component Content Management System (CCMS) et peut-être même avec SCHEMA ST4 connaît la notion de « contenu modulaire ».

Le contenu traité dans ce type de système se compose de modules individuels qui, lorsqu’ils sont combinés, constituent des documents complets. Toutefois, un module distinct fonctionne aussi de manière autonome et peut être affiché sous forme de page HTML séparée sur une tablette ou un panneau de configuration système.

Ce concept fondamental de modularisation est très important pour la rédaction technique et présente de nombreux avantages.

Aujourd’hui, nous vous en présentons cinq.

1. Un même module peut être intégré dans x contextes

Considérons la création linéaire de documents Word, par exemple : souvent, le contenu ne pourra être utilisé dans d’autres contextes que par une opération de copier-coller. Dans le cas de la création modulaire, cette réutilisation devient beaucoup plus simple. Ici, un module est créé une seule fois, puis utilisé dans différents contextes. Si le rédacteur technique change le contenu du module, cette modification est prise en compte de manière dynamique et copiée dans tous les autres supports où le contenu apparaît. Le lien entre le module et les endroits où il est utilisé s’applique à toutes les langues, toutes les variantes et tous les types de documents concernés. Le module est indépendant, de telle sorte qu’il peut être utilisé dans divers contextes.

La description fonctionnelle et les instructions de montage d’un composant ou d’une section d’un système sont deux bons exemples de tels modules. Lorsque le composant ou la section du système en question fait également partie d’autres systèmes, le module correspondant peut aussi être réutilisé dans la documentation.

2. Les métadonnées des modules facilitent leur recherche et leur gestion

Chaque module s’accompagne de métadonnées, qui fournissent des informations sur le type de module (par ex. instruction, description), son groupe cible, et bien d’autres aspects. De nombreuses informations, notamment sur les variantes du produit, et même des éléments issus du contexte iiRDS, sont présentées sous la forme de métadonnées. Ces métadonnées permettent ainsi la classification et la gestion des modules par des systèmes informatisés, tout en vous faisant gagner en temps et en efficacité pour la recherche d’un module en particulier. Vous avez la possibilité de chercher une métadonnée ou une combinaison de métadonnées dans la totalité des modules. Les résultats de la recherche vous montrent alors tous les modules pertinents. Il peut s’agir, par exemple, de tous les modules de type « instruction » pour la variante A qui n’ont pas encore été traduits.

Voici un exemple tiré des variantes : une instruction concernant la création de données maîtres spécifiques dans la variante A (à savoir « Premium ») d’un logiciel s’applique aussi à la variante B (« Classic ») de ce même logiciel, mais pas à la variante C (« Light »). À condition que les métadonnées du module aient été correctement mises à jour, une recherche peut être lancée sur la base de ces critères. Ces métadonnées pourraient par ailleurs être utilisées par un système pour compiler automatiquement les documents qui, par exemple, contiennent uniquement des modules pour la variante A.

3. Modularisation signifie standardisation, et donc une meilleure vue d’ensemble

Toute personne qui modularise son contenu finira tôt ou tard par en standardiser une partie. Cette démarche implique des formulations de texte ainsi que des types et tailles de modules standard, un système de classement pour la gestion des modules, etc. Quant aux rédacteurs techniques, ils bénéficient de directives claires pour leur travail quotidien dans le CMS. La tâche de rédaction est simplifiée et les malentendus évités.

Un contenu modularisé va presque toujours de pair avec un contenu standardisé, associé à un processus de rédaction standardisé lui aussi. Cette approche exerce une influence positive sur tous les processus en aval.

Le contenu modulaire présente deux avantages supplémentaires, à condition que sa structure soit uniforme et facilement reconnaissable :
• L’assurance qualité peut être considérablement simplifiée et accélérée en termes de validation rédactionnelle et technique. Par exemple, dans le cadre d’un CCMS, ces validations se limitent au contenu qui n’a pas encore été approuvé. Les métadonnées de chaque module indiquent au système de gestion du contenu si ce dernier a déjà fait l’objet d’une validation rédactionnelle ou technique.
• Les rédacteurs techniques trouvent dès lors plus facilement ce qu’ils cherchent (et il en va de même des utilisateurs finaux dans les scénarios de diffusion du contenu).

4. Le contenu modulaire améliore la qualité de votre documentation

La modularisation, la classification et la standardisation du contenu débouchent sur l’augmentation de la qualité de vos produits documentaires et de vos processus de rédaction.
• Un CCMS comme SCHEMA ST4 peut interpréter automatiquement le contenu modulaire structuré et, par exemple, spécifier des mises en page adaptées au format cible. Chaque format utilisé pour chacune des variantes et chacune des langues fait donc l’objet d’une gestion centralisée, tandis que la mise en page standardisée élimine les risques de « mauvaises surprises » lors de la publication (comme ça peut être le cas avec des graphiques dans Word). Le résultat ? Une uniformité au niveau de la composition des informations, de la structure, de la mise en page et du design.
• Grâce à la réutilisation du contenu modulaire, il y a moins de contenu neuf à créer pour les nouveaux projets ou nouvelles variantes. Les CCMS soulagent les rédacteurs techniques du fardeau administratif. Les rédacteurs savent à tout moment quels modules sont utilisés et où. Ils savent aussi quels modules ont déjà été traduits, et dans quelles langues. Une telle gestion efficace permet de réduire les coûts et délais de traduction tout en augmentant la qualité.
• Dans la mesure où les standards s’appliquent d’un module à l’autre et comme les modules ont peut-être déjà été traduits, les principales tâches du rédacteur technique, à savoir la création et la gestion de contenu, gagnent en simplicité et en efficacité : tous les modules sont-ils disponibles pour le projet en cours ? Si non, quels sont les modules devant encore être créés ? Quels modules nécessitent quel document cible pour le projet ?

5. La modularisation, gage de flexibilité des formats de contenu en sortie

La création de contenu au moyen d’un CCMS tel que SCHEMA ST4 est indépendante du support utilisé au final. Cela signifie que le contenu, la structure et la mise en page de vos formats en sortie sont créés et modifiés indépendamment les uns des autres. En effet, vous pouvez compiler le contenu selon vos besoins, tandis que la mise en page spécifique ne sera appliquée qu’ensuite, en fonction du format de sortie envisagé.

Prenons l’exemple de la documentation d’un logiciel : un module de type « instruction » fera partie à la fois du manuel d’utilisation au format PDF et d’une page HTML reliée à une interface logicielle.

Comme vous le voyez, les avantages de l’approche modulaire sont interreliés et notre description énumère en fait tous les paramètres d’une méthode de travail modulaire. Ici, nous nous sommes contentés de présenter les principaux atouts. Mais vous ne manquerez pas d’en découvrir d’autres dans l’utilisation quotidienne de votre CCMS.

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