Dois-je vraiment opter pour un système de gestion du contenu ?

Voilà une question presque philosophique qui nous est régulièrement posée. Nous avons décidé d’y répondre plus en détail.

Imaginez deux rédacteurs techniques qui collaborent au sein d’une équipe dans une organisation de taille moyenne.

Appelons-les Thomas et Catherine. Tous deux sont responsables de la documentation d’une gamme de lave-linge. Mais ils ne travaillent pas de la même manière.

Thomas continue de rédiger ses modes d’emploi « manuellement » dans Word, tandis que Catherine utilise un Component Content Management System (CCMS).

Nous vous proposons de les suivre tour à tour dans leur quotidien professionnel.

Quelles sont les différences entre leurs méthodes de travail avec et sans CCMS ? Et quelle est l’ampleur de ces différences ?

Nouveau contenu à inclure dans les manuels

À l’occasion d’une réunion avec les chefs de produit, Thomas et Catherine reçoivent des informations :

• une gamme de lave-linge bénéficie désormais d’une fonction permettant de détacher les poils d’animaux. Le mode d’emploi doit donc être mis à jour, ce qui demande la modification de certains textes et graphiques.
• Les instructions d’utilisation devront ensuite être validées et traduites en anglais.
• Les formats d’impression en sortie sont au nombre de deux : l’une des variantes est au format A5 et contient la totalité du contenu tandis que l’autre, au format A4, résume le contenu en un guide rapide double face. Les deux formats doivent être disponibles dans chaque langue.

Regardons d’abord l’approche de Thomas, qui travaille dans Word.

La rédaction technique au quotidien sans CMS : un travail proche de l’artisanat ?

Rédaction de textes

Thomas est assis devant son ordinateur. Il ouvre le dossier où il a enregistré la version précédente du mode d’emploi sous la forme d’un document Word ainsi que les graphiques à modifier.

Avant de commencer à écrire, il fait une copie de sauvegarde.

Il parcourt ensuite tout le document à la recherche des diverses sections à mettre à jour, et commence à ajouter le nouveau contenu.

Assurance qualité, validation et traduction des instructions d’utilisation

Une fois son travail de rédaction terminé, Thomas transfère le contenu aux personnes en charge de l’assurance qualité et de la validation technique.

Catherine est disponible et vérifie le document de Thomas pour s’assurer de l’utilisation cohérente des formats et formulations.

Le chef de produit vérifie ensuite l’exactitude technique du contenu et introduit les éventuels changements requis dans le document Word.

Thomas peut dès lors valider son mode d’emploi.

Pour ce faire, il demande au responsable technique de signer un formulaire et il enregistre la dernière version du fichier sur le disque.

Il envoie ensuite le fichier à l’agence de traduction externe pour traduction en anglais.

À partir du contenu traduit, il doit maintenant compiler manuellement le guide rapide de la variante A4, une tâche qui impliquera une nouvelle étape d’assurance qualité.

Publication du mode d’emploi

Thomas a maintenant besoin de la mise en page des divers formats de sortie.

Il a rédigé l’ensemble du contenu pour les variantes A5 en français et en anglais, chaque fois dans un fichier Word distinct, sans toucher à la mise en page.

Il doit donc maintenant vérifier et adapter la mise en page de ces variantes A5 en français et en anglais.

Sans oublier les guides rapides au format A4, lesquels sont aussi disponibles en français et en anglais, ce qui porte le total à quatre mises en page à réaliser manuellement dans le respect du style propre à l’entreprise.

Voilà qui représente un gros investissement en temps. Enfin, Thomas transmet le mode d’emploi à son chef de produit pour le contrôle final et la validation officielle.

La rédaction technique au quotidien avec CMS : plus de gestion, moins de rédaction ?

Rédaction de textes

À l’issue de la réunion avec son chef de produit au sujet de la nouvelle fonction des lave-linge, Catherine s’installe à son poste de travail et ouvre le CCMS sur son ordinateur.

Elle a pris soin d’y migrer sa documentation il y a quelque temps.

Depuis lors, elle a systématiquement compilé le contenu en passant par le CCMS.

Toutes ses données ont été stockées sur un serveur depuis qu’elle est passée au nouveau système.

De plus, elle a attribué un numéro de version à chaque élément ayant un statut particulier. Elle peut ainsi récupérer les versions précédentes à tout moment et elle n’a pas besoin de faire des copies de sauvegarde.

Dans un CCMS, les documents sont seulement créés à l’étape de production.

Les « unités de sens » individuelles du document ont déjà été enregistrées dans le système en tant que modules, nœuds ou composants. Les mêmes composants de texte peuvent donc être assemblés de diverses manières selon les besoins de l’application.

Catherine n’a plus qu’à ouvrir les composants de texte ou de graphique pertinents et à ajouter les informations au sujet de la nouvelle fonctionnalité.

Le contenu est mis à jour et le tour est joué.

Elle ne doit introduire ces modifications qu’une seule fois, puisque les composants pourront être réutilisés. Pas besoin de passer par l’étape fastidieuse des copier-coller.

En même temps, Catherine associe des métadonnées à son nouveau contenu, par exemple les différents lave-linge auxquels il s’applique. À l’avenir, cela lui permettra d’exclure tout contenu qui ne concerne pas un certain type de lave-linge.

Assurance qualité, validation et traduction des instructions d’utilisation

Après avoir mis à jour le nouveau contenu, Catherine lance une vérification automatique des structures de phrases et des formats des sections dans le système de gestion du contenu.

La vérification suit les règles Schematron que Catherine a elle-même spécifiées.

Pendant ce temps, elle vérifie aussi les instructions d’utilisation de Thomas.

Pour le contrôle final, elle envoie à son chef de produit un lien vers le contenu neuf et mis à jour dans le système de gestion du contenu.

Le chef de produit parcourt exclusivement ces sections (car les autres ont déjà fait l’objet d’une approbation dans une version précédente) et note ses commentaires directement dans les composants.

Après avoir introduit les éventuelles modifications requises, Catherine peut approuver les instructions d’utilisation dans leur statut actuel.

L’étape suivante est la traduction en anglais.

À cette fin, Catherine fait un export TMS depuis le système de gestion du contenu et l’envoie à l’agence de traduction. Cet export contient uniquement les parties qui n’ont pas encore été traduites, avec un gain de temps et d’argent à la clé.

Catherine importe ensuite la traduction de l’agence au format TMS dans le système de gestion du contenu.

Ce faisant, le contenu traduit est automatiquement lié au contenu en langue source.

Publication du mode d’emploi

Catherine utilise maintenant les composants textuels et graphiques afin de créer une structure pour la variante complète au format A5, puis les réutilise afin de produire une structure pour la variante A4, qui contient uniquement le contenu essentiel.

Elle indique ainsi au système quel contenu utiliser à quel endroit, dans quelle variante.

Pour les deux variantes, Catherine a spécifié la mise en page avec précision.

Chaque mise en page est appliquée automatiquement au contenu et aux structures à l’étape de production, de sorte que Catherine n’a plus à se soucier de cet aspect.

Pour les documents en anglais, il suffit à Catherine de changer la langue et de cliquer dessus pour produire d’autres copies.

Utiliser ou ne pas utiliser un système de gestion du contenu : telle est la question

À la base, Thomas et Catherine obtiennent les informations de la même façon et leur objectif est identique, mais leurs méthodes de travail présentent peu de similitudes.

Dès l’instant où les deux rédacteurs techniques commencent à compiler leur nouveau contenu, leurs approches divergent totalement.

En travaillant sans système de gestion du contenu, le rédacteur technique gagne certes en liberté mais, comme dans tous les processus manuels, les tâches prennent énormément de temps, surtout dans un contexte de travail en équipe.

Avec le CCMS, le tableau est entièrement différent : Catherine crée la mise en page une seule fois, après quoi elle peut la réutiliser pour chaque nouvelle production.

Le système lui vient également en aide pour les tâches d’assurance qualité et de gestion des traductions.

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