Efficiëntiewinst: 4 keer bingo met gestructureerd content management

efficiëntie

Gestructureerd content management, wat betekent dat precies?

Eenvoudig uitgelegd: het is een werkwijze waarbij we via software de content zelf (teksten, beelden, grafieken …), de structuur en de layout apart beheren.

Twee voorbeelden.

U brengt een geneesmiddel op de markt. Daarvoor hebt u een medische bijsluiter nodig, een paper voor een congres of info op maat van huisartsen. En dat in 6 talen. De content is gedeeltelijk hetzelfde, maar de vorm verschilt.

Of u bent producent van heftrucks. Voor uw nieuwste model wilt u een technische handleiding voor onderhoudsmechaniekers en een gids voor de gebruiker. Opnieuw in verschillende talen. En voor uw content wilt u veel input hergebruiken van een vroegere, gelijkaardige heftruck.

Met gestructureerd content management automatiseert u het maken en aanpassen van uw content in alle mogelijke documenten, versies en talen. Efficiënt content maken is een onmisbare stap naar efficiënt communiceren met uw klanten.

Klinkt het wat theoretisch? Als u in de praktijk aan de slag gaat met onze methode, ervaart u snel het gemak en spreken de voordelen voor zich.

We lijsten er hier vier op.

1. Doeltreffender kwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole is ook een kwestie van elkaar tijdig feedback geven, voor de content klaar is en uitgerold in duizend-en-één middelen.

En hoe gerichter de feedback, hoe vlugger de oplossing.

Hoe doet gestructureerd content management dat? Door in een eerste fase te werken zonder structuur of layout. U concentreert zich simpelweg op de content zelf. Zo lokaliseren we samen mogelijke pijnpunten en kwaliteitsproblemen, waarop u snel precieze feedback geeft.

Misschien blijkt dat er teveel tekst op de grafieken staat? Schort er iets aan de inhoudstafel? Zijn bepaalde beelden niet helemaal naar wens?

Wat het ook is, ons content management laat instant kwaliteitscontrole toe.

2. Eenvoudiger procescontrole

Gestructureerd content management haalt de verschillende processen uit elkaar: vertaling, change management en variantenbeheer. Die vormen in feite dan verschillende workflows. Daarmee bereiken we een gestandaardiseerde omgeving.

We ondersteunen die omgeving door een sterke software. Dat maakt het voor ons én voor u ook veel makkelijker om die verschillende processen te controleren.

Samen houden we de touwtjes strak in handen en spelen we kort op de bal.

3. Sterk variantenbeheer, foutloze individualisatie

Zeker in de maakindustrie is de trend naar individualisatie van producten onstuitbaar. Daar bent u allicht goed vertrouwd mee. En u beseft: elke productvariant betekent ook een contentvariant.

Zo ontstaan uiteenlopende versies die toch soms weinig van elkaar verschillen, met veel overlap van dezelfde content. Logisch: zoals u bij een productupgrade niet van nul vertrekt, bouwt ook de bijhorende content vaak verder op bestaande content. Denk aan de heftruck van daarnet, die niet veel verschilt van een eerdere versie.

En wat als u de content moet aanbieden in verschillende media? Nog meer complexiteit!

Dankzij onze aangepaste werkmethodes loopt u nooit verloren in een onoverzichtelijk kluwen van varianten. Met een gestructureerde methode waarin de nadruk ligt op centraal beheer houdt u dit vlot onder controle.

4. De grootste efficiëntiewinst dankzij automatisering

In automatisering zit waarschijnlijk de grootste efficiëntiewinst van ons content management systeem. Zoals hierboven geschetst, maken we in gestructureerd content management een onderscheid tussen structuur, content en layout. De layout definiëren we in algemene templates en we kunnen workflows creëren inzake rule based publishing.

Op die manier reduceert u enorm de tijdspanne tussen de creatie en de publicatie van uw content. Extra voordeel van de automatisering: de update van inhoud, structuur of lay-out gebeurt op een gecontroleerde manier.

Slotsom?

  1. betere kwaliteitscontrole voor betere content
  2. makkelijke procescontrole voor een vlotte gang van zaken
  3. strakker beheer
  4. én tijdwinst

Gestructureerd content management is zonder meer een hoeksteen van uw globaal documentenbeheer.

Niet twijfelen toch? Wanneer zet u samen met Lexitech de stap naar efficiëntiewinst? Contacteer ons voor een gesprek op maat van uw organisatie.

Schrijf eerste commentaar

You must be logged in to post a comment.